人が居ないことを伝える表現と言えば、「ご不在です」を思い浮かべます。
単純な印象ですが、しかし問題のある使い方もあるので、気をつけなければいけません。
どのように使うべきかや、間違いやすいところなどを確認してみましょう。
「ご不在です」とは?
特定の場所にある人物がすでに存在しない状況についてを、尋ねてきた相手に伝えるための表現です。
「ご不在です」のビジネスメールや会話での使い方や使われ方、使うときの注意点
ある人物が既にこの場所には居なかったり、外に出てしまったような状況があります。
尋ねてきた人に対して、その人が居ないことを伝えるにあたり、「ご不在です」と言うことが可能です。
この時には「部長は」のように、誰が不在であるかを述べることができます。
またこの表現の後に、「夕方には戻る」のように未来の状況を伝えたり、相手に連絡を促すことは適切です。
これは尊敬語の「ご」を用いているので、「不在です」と言うより遥かに敬意が籠もっています。
そのため上司や顧客などに対して使うのが通常です。
しかし同僚や目下の者に対して使っては、違和感が出てしまうので気をつけてください。
また単純に「ご不在です」だけで返答に使うと、通じるとは言っても物足りなく愛敬が無い印象を与えるので注意が必要でしょう。
「ご不在です」を使った例文
・『ただいま社長はご不在です。夕方頃にお戻りになると伺っております』
・『◯◯様はこちらにはご不在ですので、ご連絡を取ってみてはいかがでしょうか』
「ご不在です」の類語や言い替え
「不在でございます」は、この場所にある人が居ないことを丁寧に伝える表現です。
「外出しております」は、特定の建物から外に出ていることを、丁寧に伝えています。
「出払っております」についても、この場所から外に出ていることの意味です。
「留守にしております」は、特定の人が社内にいない状況を丁寧に表しています。
「席を外しております」は、わずか数分だけ席から離れていて、すぐ戻れる状況のことです。
まとめ
ある場所に特定の人が居ないことを伝える時、「ご不在です」を使うことができます。
これは目上や顧客に使うのが通常で、同僚や目下には違和感が出ることや、この一言だけでは物足りない印象になることには注意してください。
「不在でございます」など、別の言い方も考えてみると良いでしょう。
