リモート勤務などが当たり前のように行われる現在においても、ビジネスシーンにおいては、相手と対面で直接会うべきものと考えられるケースは多いものです。
そんな時に関係してくるのが、「ご不在と伺いましたのでメールにて失礼いたします」というフレーズであり、今からこのフレーズの意味や使い方について解説していきたいと思います。
「ご不在と伺いましたのでメールにて失礼いたします」とは?
まず「ご不在」ですが、「その場に居ない」ことを表す「不在」に、丁寧な表現にする接頭辞の「ご」を付けたものです。
「伺いましたので」は、「聞く」の謙譲表現である「伺う」「うかがう」の連用形「伺い」に、丁寧表現を作る「ます」が付き過去形「ました」となり、さらにそこに「理由」を表す「ので」が付いた形です。
尚、「訪問する」も「伺う」が謙譲表現ですが、この場合は「訪問する」という意味では使用していませんので特に注意してください。
その上で、ここまでを直訳すると、「その場に居ないと聞いたので」という意味の敬語表現になります。
更に「メール」は電子メールのことであり、「にて」は「〜により」と手段を表しています。
そこに「失礼」は文字通り「礼を失すること」であり、「いたします」は「する」の謙譲表現である「いたす」に丁寧表現の「ます」が付いた形です。
「メールにて失礼いたします」という表現だけを見れば、「(相手に)失礼なことをします(がお許しください)」という意味になりますが、全体を通すと、「不在と聞いたので、(会うことができないため)直接会う代わりにメールで代用連絡する失礼をお許しください」という意味になります。
「ご不在と伺いましたのでメールにて失礼いたします」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
基本的にこのフレーズは、メールを送った理由を相手に伝えようとしているので、メールの冒頭に置く文章です。
また、「本来なら直接会って行う挨拶や相談などを、相手が不在でできないためメールで行います」ということは、メールでもなんとか対応できる範囲のことでなくてはなりません。
絶対に対面でなくてはならないのであれば、「改めてお伺いいたします」のような表現で、再訪の意思を伝えましょう。
「ご不在と伺いましたのでメールにて失礼いたします」を使った例文
では、実際の使用例を以下に挙げてみます。
・『本日ご挨拶に伺いましたが、ご不在と伺いましたのでメールにて失礼いたします』
・『本来であれば直接お会いすべきところ、ご不在と伺いましたのでメールにて失礼いたします』
前者の例文は、「訪問する」という意味の「伺う」と、「聞く」という意味の「伺う」を敢えて両方使用しております。
「ご不在と伺いましたのでメールにて失礼いたします」の類語による言いかえ
「ご不在」については、一番近い表現が「お留守」かと思われますが、留守とは「自宅を出ている状態」であり、ビジネス上はあまり適切な表現とは言えません。
「ご不在」はそのまま利用して、「ご不在と伺いましたので」は「ご不在だったため」とするのが妥当と思われます。
一方、「メールにて失礼いたします」の部分は、「失礼ながらメールでの連絡とさせていただきます」のような形での言いかえが考えられます。
まとめ
「ご不在と伺いましたのでメールにて失礼いたします」とは、「(訪問したものの)相手が不在であったため、本来会うべきだったにもかかわらず、メールでの連絡で代用することを相手に謝罪する」意味のフレーズです。
