ビジネスにおいて、挨拶はコミュニケーションの基本中の基本です。
当然色々な方法での挨拶が考えられますが、出来れば対面で挨拶するのがベストな選択ではないでしょうか。
「メールでのご挨拶で恐縮ですが」とは、そんな常識を前提にしたビジネス表現の1つですが、これよりこのフレーズについて詳しく解説していきたいと思います。
「メールでのご挨拶で恐縮ですが」とは?
「メール」とは、英語を日本語に直訳すれば「郵便(物)」のことですが、現代の日本語では電子メールのことを指すのが一般常識となっています。
「挨拶」は、「挨拶」に丁寧になる接頭語の「ご」を付けただけです。
一方、「恐縮」は「きょうしゅく」と読み、直接的には「恐れ入る」状態を意味しています。
わかりやすく言えば、「相手の立派さや自分の人としての小ささに、相手に対して感じる恥ずかしい思いや申し訳ない気持ち」と考えればよいでしょう。
これに「だ」や「である」の丁寧語である「です」が付いて、「恐縮です」となっています。
全体を通すと、「メールでの挨拶で済ませて申し訳ありません」という意味合いになります。
「メールでのご挨拶で恐縮ですが」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
一般的に、フォーマルな挨拶は対面で行うべきというのが、ビジネス界では現代でも常識とされていることを念頭に置く必要があります。
例えば、取引先に対してや新しい職場での新任や離任の挨拶などがこれに該当する場面です。
本来対面で行うべき挨拶を「メールで済ませてしまって申し訳ない」というのがこのフレーズの根底にあることに注意します。
逆に言えば、フォーマルである必要のない挨拶など、メールでも構わないものに対しては、この表現は大げさか不適切なのです。
「メールでのご挨拶で恐縮ですが」を使った例文
それでは、このフレーズを使った実例を挙げてみます。
・『ただ今引き継ぎ業務に忙殺されており、メールでのご挨拶で恐縮ですが、今後ともよろしくお願いいたします』
・『本来は直接貴社にお伺いしなくてはならないところ、メールでのご挨拶で恐縮ですが、ご理解いただければ幸いです』
対面で挨拶できない理由や、相手への敬意を表す表現とセットにするのが良いでしょう。
「メールでのご挨拶で恐縮ですが」の類語を使った言いかえ
この場合の「ご挨拶」に該当する言いかえ表現は、ピッタリとはまるものが存在しておらず、これに対する直接的な言いかえはしない方が無難です。
「恐縮ですが」の部分は、既出の「恐れ入りますが」や「申し訳ありませんが」を使用しましょう。
尚、「失礼とは存じますが」も論理的にはあり得ますが、「相手に反論する場合や突然お願いする場合」に使用するのが通例となっているようですので、この場合には不適切と思われます。
これらを踏まえると、「メールでのご挨拶で恐れ入りますが」や「メールでのご挨拶で申し訳ありませんが」というような言いかえができます。
また、「メールによるご挨拶となってしまい、大変申し訳ありませんが」や「本来はお目にかかってご挨拶すべきところ、メールにて失礼いたしますが」などの言いかえも可能です。
まとめ
「メールでのご挨拶で恐縮ですが」は、本来対面で挨拶を交わすべきところをメールで済ませてしまい、相手に申し訳ないという気持ちを伝えるための表現です。
メールでの挨拶になった理由や直接的な謝罪の気持ちなども伝えると良いでしょう。
