ビジネスの場において最も多いのがメールのやり取りです。
今回はメールの内容を簡潔にする「首記の件」の使い方と意味について解説していきます。
「首記の件」の意味と使い方とは
まず、『首記』には標記や表題という意味があります。
つまり、この言葉は表題の件、という意味があるのです。
メールの場合は主に件名がこれにあたります。
例えば、件名に『顔合わせ実施日の変更について』と書かれていたとします。
本文の冒頭には『首記の件についてお願いしたくご連絡をいたしました』と書かれていました。
この場合、「首記の件」は『顔合わせ実施日の変更』を指しています。
このように件名に用件を書くことで、本文では記載を短縮することが可能となり、すぐ本題に入れるようになります。
もちろん本文に用件を記載してもおかしくはないのですが、このように使用することで内容自体が短くなります。
人によっては一日に何通もメールを確認する場合があるので、件名から用件がわかり、開けば詳しい内容がわかる、という形にした方が親切であるとも言えます。
覚えておくようにしましょう。
「首記の件」の類語とは
実はこの言葉はビジネスメールでもなかなか見かけることはありません。
実はこういった場合に最も多く見かけるのは、同じ意味を持つ『表題の件』なのです。
こちらのほうがシンプルで分かりやすいため使う人も多いのことが理由の一つです。
他にも『掲題の件』や『頭書の件』というのもあります。
見かけた時のために覚えておくと良いでしょう。
また内容自体は若干関係しているけれど、用件とは少し違う内容についても触れる場合があると思います。
そういう場合は『別件』を使います。
『また別件になりますが』のように使えば、ここからは表題と関係ないということをすぐに理解してもらえます。
急に内容が変わると混乱してしまう場合もあるので合わせて覚えておくと良いでしょう。
これらは簡潔なメールにするために便利な言葉ですが、多用するとかえって分かりにくくなる可能性があります。
必要となる部分にだけ使うようにし、送る際はわかりやすい内容か一度確認するようにしてください。
まとめ
内容がまとまっていないメールは、読むのに時間がかかります。
相手に余計な時間を使わせないためにも、このような短縮方法を覚えておくようにしましょう。
