ビジネスでは、自分の予定と相手の予定が上手く噛み合わず、何らかの調整が必要なケースがよく起こります。
「ご都合が合わない場合」もそのような時に頻出のフレーズですので、これより意味や使用方法について解説していきたいと思います。
「ご都合が合わない場合」とは?
「ご」は敬語表現を作り出す接頭辞であり、「都合」は「つごう」と読みますが、意味がまず問題になるかもしれません。
結論から言ってしまえば、「都合」とは、「事情」や「具合」もしくは「予定(の調整)」などを意味します。
この場合の「都合」は、多くの場合は日程の問題に絡んでいることが多く、「予定」の意味で取るのが基本的には適切でしょう。
ただ、日程的な意味ではなく、事情の意味で使われることもあり得ますので、その点は留意する必要があります。
つまり、「ご都合が合わない場合」全体で、「(相手の)予定や事情が自分の提示したものと合わない場合」という仮定条件を意味する敬語表現なのです。
「ご都合が合わない場合」のビジネスでの使い方や使われ方、使うときの注意点
ビジネスでは、相手の状況に合わせることや譲歩することは重要なマナーの1つです。
こちらの考えている日程ややり方が、相手にとって適切なものかどうかは結局のところ相手次第であり、このフレーズはそこに配慮する意図があります。
「ご都合が合わない場合」の後には、相手がこちらの提示した日程や条件を受け入れられない場合に、相手がどうしたら良いのかを具体的に説明する表現、もしくは「その場合」に自分がどうするのかを説明する表現が続きます。
例えば、「ご都合が合わない場合、ご一報ください」や「ご都合が合わない場合、改めて日程を調整いたします」などの表現が考えられるでしょう。
「ご都合が合わない場合」を使った例文
それでは、他に考えられる例文を挙げてみましょう。
・『ご都合が合わない場合、ご都合の良い日時をお知らせください』
・『電子メールで見積書を送らせていただくつもりですが、ご都合が合わない場合、書類にして送らせていただきます』
最初の例文は「予定」が合わない場合について、次の例文は「事情」が合わない場合について表現しています。
「ご都合が合わない場合」の類語による言いかえ
「ご都合」の部分については、既に出ている「予定」や「事情」で言いかえ出来ますが、「日程」や「条件」あるいは「状況」などが場面に応じて代用語として使われます。
尚、「ご予定」はよく使われるものの、他の言葉には「ご」を付けると違和感がありますので、そのまま使いましょう。
「合わない」は、「悪い」や「つかない」という言いかえが考えられますが、「都合」以外の言葉との相性が悪いので、「都合」を別の言葉で言いかえている場合は、この部分は変えるべきではありません。
また、「都合が悪い」は、「悪い」というネガティブな表現となり、好意的に受け取られない場合も考えられますので、できれば避けた方が無難でしょう。
更に、「場合」については、「時(は)」や「ようでしたら」といった言葉や表現で代用します。
これらを踏まえると、「ご予定が合わないようでしたら」や「ご都合がつかない時は」と言う全体的な言いかえが考えられるでしょう。
まとめ
「ご都合が合わない場合」とは、相手の予定や事情が自分の提示したものと合わない可能性がある時、相手に配慮するために使うフレーズです。
このフレーズの後には、相手にしてもらいたいことや、こちらが行うことを説明する文章が続きます。
