ビジネスの場では、まず誰に宛てたメールなのか宛名を記載する必要があります。
今回はこの宛名について解説していきます。
「ご担当者様」の意味と使い方とは
この言葉は文字通り業務の担当者を指す言葉です。
ビジネスメールでは担当の方の名前がわからない時に使われます。
またこの言葉は書き言葉だけでなく、口頭でも使用できる言葉です。
例えば取引先の担当者に連絡をとったとします。
しかしその担当者が誰なのか、まだわかりません。
そんな場合にこの言葉が使われます。
ビジネスの場では担当者が複数人いる場合もありますが、この言葉は特定の担当者一人を対象としています。
ビジネスメールや会話での使い方や使われ方、使うときの注意点
それではこの言葉を使った例文をいくつか紹介していきましょう。
まずメールで最初に記載する宛名です。
宛名は本来、社名、部署、役職、名前などを記載します。
しかしまだ取引を始めたばかりで名前がわからない、そういう場合に「ご担当者様」を名前の代わりに使います。
こうすることで、送り先の人もこのメールが誰に対してのものなのかはっきりとわかります。
口頭で使われる場合も同じです。
電話して担当者に取り次いでもらいたい場合、『ご担当者様はご在籍でしょうか』のように使います。
この場合も何の担当者なのかはっきりさせるため、部署や役職を明確にしておくことが必要です。
また、これは最初の挨拶でのみ使われることが多い言葉です。
なぜかというと、無事担当者の方と連絡が取れた場合、相手の名前もわかるからです。
名前がわかった時点でその方はもう「ご担当者様」ではなく、担当の誰々さんになります。
名前を知っているにもかかわらず、いつまでも「ご担当者様」と呼び続けるのは失礼にあたりますので注意しましょう。
その他の言い換え方
宛名には個人か法人か、一人か複数人かによって呼び方がいくつか分けられています。
例えば対象が複数人である場合『各位』を使用します。
これは大勢の人を対象として敬う意味がある言葉です。
担当者の方は『ご担当者各位』のように使われます。
これは『様』と『各位』を一緒に使うことを二重敬語と呼び、敬語として誤っているからです。
ちなみに『お客様各位』は例外として二重敬語と呼ばれません。
これは『お客各位』だと違和感が生じるからです。
合わせて覚えておきましょう。
他にも個人ではなく、会社や団体全体に宛てた場合は『御中』と表記します。
個人に宛てた場合は、『様』です。
ビジネスの場において宛名はかなり重要なものです。
特に目上の方に対し上記のような敬称をつけ忘れたり、誤った使用は失礼にあたります。
送る際は最大限に注意を払うようにしましょう。
また、もし間違えてしまったとしても、焦ることはありません。
気づいた時点ですぐ謝罪のメールを送るようにしましょう。
まとめ
宛名のついたメールはビジネスの場において、送ることも送られることも頻繁にあります。
正しい使い方を心がけましょう。
