ここでは「ご記入ください」の使い方やその際の注意点、言い替え表現などを詳しく見ていきます。
「ご記入ください」とは?
「ご記入ください」は、何かを書いて欲しいという意味で使います。
どこかの受付で名前を書いてもらうために「こちらにご記入ください」と伝えるようなことが多く、まずはこのようなその場でそうして欲しいと直接口語で使うケースです。
そして、文章で「当日は受付で最初にお名前をご記入ください」のように、そこで何かを書いて欲しいと伝えるために使うこともでき、どちらもそのお願いになる表現です。
この形でそれなりに丁寧になっているため、他社や目上の人に使っても失礼になることはありませんが、「ご記入いただけますか」とすると誰に対して用いても問題のない形になるので、特にビジネスシーンではそのようにして使われることが多いです。
「ご記入ください」のビジネスメールや会話での使い方や使われ方、使うときの注意点
この「ご記入ください」は、書いてもらうことに対して使います。
よって、PCやスマホの操作で画面に(便宜上の表現で)「書いてもらう」という場合にはあまり用いられていません。
よって、直接手書きでお願いするための表現だと考えてよく、それ以外には使うことはできないと考えていいでしょう。
書くものを指定して、「青、もしくは黒ボールペンでご記入ください」といったような使い方をすることがあり、訂正があるかも知れない対象の時には「必ず鉛筆かシャープペンでご記入ください」と用いられたりしています。
先のPCやスマホの画面の中で何かに「書く」ことに対しては、以下で紹介する類語の方を使うのが一般的なので、手書きの時のその場合で使い分けられています。
「ご記入ください」を使った例文
・『こちらにお名前を漢字で、その上に振り仮名をご記入ください』
・『筆記用具をお持ちでないようでしたら、この備え付けのペンを使ってご記入ください』
「ご記入ください」の類語や言い替え
・『ご入力ください』
PCやスマホの画面の中に「書く」場合には、こちらの表現を使うといいでしょう。
書くと表現してもほとんどの場合で通じるものの、この方が適切な言い方になります。
こちらも口語、文章のどちらでも使うことができ、丁寧にする時には同様に、「ご入力いただけますか」という形にしてください。
まとめ
「ご記入ください」は、手書きで何かを書いて欲しいと伝えるための表現です。
その場でこれにと直接口語で使ったり、文章でどこかでそうして欲しいと用いるような使い方が多く、どの欄に、これを使ってそうして欲しいといったような指定をつけることもできます。
