「ご返信が遅くなり」とは?
ビジネスにおけるメールや会話での使い方や例文を徹底した解釈で以下に詳しく説明します。
「ご返信が遅くなり」とは?
近年はビジネスにおいてもメールでのやり取りが中心であり、メールの返信時間は一般的に24時間以内とされています。
そういった中にあって、何らかの事情等により返信が遅くなった場合はこのフレーズを使って、「遅くなったお詫び」「遅くなった理由」「いつごろ返信できるか」を伝えるのが礼儀であり、遅延対応となります。
この対応を行なうために、上述した内容を送信する際の文章の冒頭に使える言いまわしとなっています。
このフレーズの場合、後ろの文章として「誠に申し訳ございません」といった謝罪の言葉が続くのが一般的です。
「ご返信が遅くなり」のビジネスメールや会話での使い方や使われ方、使うときの注意点
上述した通り、このフレーズを使って遅延対応する場合は、「謝罪」「理由」「返信予定」は最低限必要な事項です。
ただし、ここで大事なのは何をもって遅くなったと判断するかです。
まず、返信期日がはっきりと決まっており、その期日に遅れた場合、あるいは遅れる見込みの場合は真摯な謝罪と対応が必要です。
判断が難しいのは特に返信期日の決まっていない場合です。
一般的には24時間以内の返信をマナーとしていますが、相手や内容などによってこの目安はあくまで目安であって、明確なルールとは言えません。
相手や内容を勘案して最終的には自身で決める必要がありますが、少しでも遅いと感じた場合は最低でもこのフレーズに「申し訳ございません」のみを付けた言い回しを冒頭に付けて返信するとよいでしょう。
ただし、通常の感覚よりも早いタイミングで返信しているのに謝罪すると嫌味に聞こえたりする恐れもあるため、対応するかどうかの見極めには注意しましょう。
「ご返信が遅くなり」を使った例文
・『ご返信が遅くなり申し訳ございません。昨日まで出張で留守にしており、確認が遅れてしまいました』
・『体調不良でお休みをいただいていたため、ご返信が遅くなり誠に申し訳ございません』
「ご返信が遅くなり」の類語や言い替え
このフレーズに類似した言葉や言い替えの一例を紹介します。
例としては、「ご連絡が遅れ」「お待たせしました」「返答が遅くなり」などがあります。
まとめ
このフレーズは、クッション言葉としても使える便利な言いまわしです。
ただし、不用意に多用したり、必要以上に使用すると印象を悪くする可能性がありますので注意しましょう。
