ビジネス上において、相手にメールで何かをお願いすることは少なくありません。
そのような際に、「別件で恐縮ですが」という文言を目にすることはありますでしょうか。
「別件で恐縮ですが」とはどのような場面で使われるのか、意味合いから見ていきましょう。
「別件で恐縮ですが」とは?
まず文言の中で使われている「別件」とは、「メールの本来の内容とは別の話題」ということです。
そして、「恐縮」とは、「恐怖で身がすくむ思い」という意味合いの他に、「迷惑をかけたり、良くしてもらった相手に対して申し訳なく思うこと」という意味合いもあります。
そのようなそれぞれの言葉の意味合いから、例えば、本来はあるプロジェクトの内容についてメールを送ったけれど、それ以外の全く関係ない内容について話をしたい時に、いきなり話し始めるのではなく、クッション的な役割として「別件で恐縮ですが」という文言を話の冒頭に使います。
そのように使うことによって、本来の内容とは別の話をして申し訳なく思う気持ちを表しているのです。
「別件で恐縮ですが」のビジネスメールや会話での使い方や使われ方、使う時の注意点
「別件で恐縮ですが」を使う時の注意点ですが、同一のメールの中で使う場合には、一回か、多くてもニ回にしておいた方がいいでしょう。
本来の内容と違う内容を何件も話をすると、相手を混乱させてしまう恐れもあるため、多用は禁物です。
「別件で恐縮ですが」を使った例文
・『プロジェクトの内容については以上です、また別件で恐縮ですが、研修会の日程についても確認させてください』
・『日程については以上です、また別件で恐縮ですが、相談したいことがあります』
「別件で恐縮ですが」の類語や言い替え
似ている言葉としては、「恐縮ですが」の部分を「恐れ入りますが」とか「申し訳ありませんが」としてもよいでしょう。
まとめ
今回は「別件で恐縮ですが」という言い方について見てきましたが、参考になりましたでしょうか。
効率を考えて、同一のメールの中で、自分が今抱えている複数の話をしておきたい場面もあると思いますが、ビジネスメールにおいては、自分のことだけではなく、相手の事情を優先的に考えてメールの文章を考えるようにしましょう。
