ビジネスにおいて、頻繁に行うやり取りが確認作業です。
そのようなやり取りをメールで行う際にどのように書けばいいのか、書き方について紹介していきます。
「問題がなければこれで進めます」の意味と使い方について
この言い回しは文字通り、提示した内容で問題がなければこの内容で進めます、という意味があります。
例えば、上司の方と予算についてやり取りをしていたとします。
話し合いの結果金額が決定し、これで良いか確認してほしい、そんな時に使われるのがこの言葉です。
しかし、「問題がなければこれで進めます」をそのまま使うのは、意味は間違っていないものの敬語としては誤りです。
『問題がないようでしたら』がこういう場合は適していると言えます。
また「これで進めます」も『こちらで進めるようにいたします』の方がより丁寧です。
上司の方や取引先の方に、これで良いか確認して欲しい時は、『問題がないようでしたらこちらで進めるようにいたします』を使うようにしましょう。
また「問題がなければ」には他にも言い換え可能な言葉がいくつかあります。
まず『よろしければ』です。
こちらも文字通りの意味でこれでよければ、を意味しています。
次に『差し支えなければ』というのもあります。
これは、不都合がなければという意味があります。
この言葉を使うことで、そちらに不都合がなければこの提案で進めますよ、と相手に確認してもらえます。
確認依頼のやり方について
先述したものは、あくまで最終確認時のメールの書き方です。
まだ認識のすり合わせの段階で、確認してもらいたい時に適しているとは言えません。
それではそういう時はどのように書けばいいのでしょう。
そういう時は『ご確認のほどよろしくお願いいたします』が適しています。
メールで確認を依頼する際、資料の添付や概要を本文に記載します。
そして『ご確認のほどよろしくお願いいたします』と記載することで、この資料を確認してください、と相手に伝えられます。
この時、お忙しいところ恐縮ですが、など気遣う文を入れるとなお良いでしょう。
また、いつまでに確認して欲しいのように期限を提示しておくことで、いつまでも待たされることを防止できます。
こうしたやり取りを繰り返し最終確認の段階になったら『問題がないようでしたらこちらで進めるようにいたします』と相手に最終確認をお願いできるようになります。
確認依頼は場合によって、相手に何回もお願いするものです。
確認事項を明確にしてできるだけ短い期間で終われるようにしましょう。
まとめ
確認作業はビジネスにおいて切っても切れない重要な作業です。
できるだけ円滑に進められるよう、これらのことを頭に入れておきましょう。
