ここでは「欠席の際」の使い方やその際の注意点、言い替え表現などを詳しく見ていきます。
「欠席の際」とは?
「欠席の際」は、何かに欠席する時には、という使い方になります。
「当日欠席の際には、開始時間までにご連絡をお願いいたします」などと用いられており、その時にはこうして欲しい、または、特に何もする必要はないといったように使われます。
この後者としては「欠席の際の連絡は必要ありません」のような用い方になり、何かの会議や会合などに参加する予定の相手に使われることが多いです。
それは、自由に参加できるものであれば、わざわざ欠席する時のことを知らせておく必要はないからで、一応でもそれに出席を希望している相手が対象です。
「欠席の際」のビジネスメールや会話での使い方や使われ方、使うときの注意点
この「欠席の際」は、その時には、という使い方になります。
先のように用いる例以外に、「欠席の際には、事前に一言その連絡をするのが常識です」といったような使い方をすることもできます。
このままでは丁寧な表現とは言えないため、「欠席される際には」や「ご欠席の場合には」などと使われることが多く、このような表現であれば、他社や目上の人を相手に用いても問題ありません。
それに出ることを「出席」と使う対象に用いる表現になるので、そうとはあまり表現しないイベントの類いには向いていません。
「欠席の際」を使った例文
・『人数の関係がありますので、恐れ入りますが、欠席の際には前日までにお知らせください』
・『当日欠席の際には、朝10時までに○○さんまでその旨を連絡してください』
「欠席の際」の類語や言い替え
・『ご出席が難しくなりました場合』
こちらも元の「欠席の際」を丁寧にしたもので、他社などを相手に対外的に使っても問題ありません。
そして、これ以上丁寧にできない形となっていますが、それほど仰々しい使い方とはなっていないため、同様の意味でビジネスシーンではよく用いられている表現です。
まとめ
「欠席の際」は、それに出ることを「出席」と表現する会議や会合などに欠席する場合は、という意味で使われています。
元々出席をする予定だった人を対象に用いるのが通例で、そういう時にはこうして欲しい、または特に何もする必要はない、もしくはこうするものだといった使い方をされています。
