印鑑はビジネスマンにとっての必須アイテムでしたが、電子化促進の流れにより状況は変わりつつあります。
電子印鑑を導入する企業も増えていますが、ビジネス用語の「電子印鑑を使用しております」はどんな意味がありどのように使う言葉なのでしょうか。
「電子印鑑を使用しております」とは?
「電子印鑑を使用しております」とは、「パソコンで押せる印鑑を使用している」という意味で使われているビジネス表現です。
個人を証明するものとして欧米ではサインが使われる一方、日本では長らく印鑑が使われています。
現在でも紙の書類には欠かせない印鑑ですが、電子化によるペーパーレス化の影響で普及しているのが「電子印鑑」です。
電子印鑑は作成されたパソコン上の書類に印鑑を押せる電子システムのを指します。
紙の書類に印鑑を押すようにデータだけの書類に個人証明の印鑑を押すことで書類をペーパーレスで作成できる便利なシステムです。
「電子印鑑を使用しております」は書類の作成に電子印鑑を用いていることを説明しています。
電子署名の一種である電子印鑑には法的効力が認められているため正式な書類として有効です。
「電子印鑑を使用しております」のビジネスメールや会話での使い方や使われ方、使うときの注意点
電子印鑑というシステムそのものを知らない人もまだまだ多いので「電子印鑑を使用しております」と説明しても何のことだか理解できない人は少なくありません。
電子印鑑の仕組みや有効性など簡単な説明文を添えて使うとより理解を得られます。
「電子印鑑を使用しております」を使った例文
・『この書類には電子印鑑を使用しております』
・『当社で発行されるPDF文書には全て電子印鑑を使用しております』
・『電子印鑑を使用しておりますので有効な書類など法的に認められています』
「電子印鑑を使用しております」の類語や言いかえ
「電子印鑑を使っています」「電子印鑑で処理しております」といった表現はほぼ同じ意味で使われています。
「電子印鑑使用」も同じ意味ですが必要最低限の内容に絞り込んだ事務的な言い方です。
まとめ
「電子印鑑を使用しております」は電子印鑑の普及とともにますます使う機会が増えるフレーズです。
うまく使いこなせるよう電子印鑑の仕組みについて理解を深めておきましょう。
