ここでは「ご不在でしたのでメールにてご連絡いたします」の使い方やその際の注意点、言い替え表現などを詳しく見ていきます。
「ご不在でしたのでメールにてご連絡いたします」とは?
「ご不在でしたのでメールにてご連絡いたします」は、ビジネスシーンにおいて、相手に会社まで連絡をしたところ、不在だったために用件を伝えることができなかった場合に使う表現です。
このように前置きをして、伝えるべき内容をメールで送信する時の冒頭に用いるもので、メール専用の表現になります。
つまり、本来は電話で連絡をしたかったものの、不在だったのでメールにしましたといった意味で使われる表現で、この後に本題になる内容を続けます。
「ご不在でしたのでメールにて失礼いたします」という少し形を変えた使い方もよく見掛け、このように最初に用いて用件を続ければ、本来の連絡手段である電話でなくとも失礼になることはまずありません。
「ご不在でしたのでメールにてご連絡いたします」のビジネスメールや会話での使い方や使われ方、使うときの注意点
この「ご不在でしたのでメールにてご連絡いたします」は、本当は電話でもっと早く知らせることができたといった意味が含まれている表現です。
これをつけずに本来は電話で知らせるべきことをメールで連絡した場合、何故この前に電話をもらえなかったのかと相手に思われてしまうかも知れないため、それを防ぐために使うと考えていいでしょう。
そのため、必ずこの前に相手に電話で連絡をしている必要があり、不在だった場合にのみ使います。
一度電話をしたとこの前につけて使ってもよく、「メール」とはっきり示しているので他の連絡手段に使うことはできず、不在は基本的に電話でのことです。
実際にその会社を訪ねた時に不在だったため、後からメールで連絡するといった場合にも用いることができますが、そんなに多いケースではなく、ほとんどが電話で伝えられなかったという時になります。
「ご不在でしたのでメールにてご連絡いたします」を使った例文
・『いち早くお電話でお伝えしたかったのですが、ご不在でしたのでメールにてご連絡いたします』
・『ご不在でしたのでメールにてご連絡いたします。
例の件ですが、OKが出ましたのでそのまま進めていただけますか』
「ご不在でしたのでメールにてご連絡いたします」の類語や言い替え
・『席を外されていたようですのでメールにてご連絡いたします』
電話口で「席を外している」と言われた場合には、こちらを使ってもいいでしょう。
それも「不在」の1つなので無理にこちらを使う必要はありませんが、その相手が社内にいながら忙しくて電話に出られなかったのだと分かっている場合には、これを使う方が向いています。
まとめ
「ご不在でしたのでメールにてご連絡いたします」は、この前に掛けた電話では不在だったので伝えられなかっことをメールで送りますという意味になる表現です。
実際にそこを訪ねた場合にも使うことができ、その連絡はメールに限られる表現です。
