この記事では「ご予約のキャンセルを承りました」について解説をします。
「ご予約のキャンセルを承りました」とは?意味
予約の取り消しを受けつけました、という意味です。
「ご予約」は「予約」を尊敬の意を表す言い方にしています。
他人の行為や持ち物などを表す言葉に「ご」をつけると、その人に対して尊敬の意を表す形になります。
「予約」は、あらかじめ約束をすること、またその約束のことです。
「キャンセル」は約束や予約を取り消すことを意味します。
「承り」は「受ける」の謙譲語です。
自分側の行為を低めて表現しています。
「ました」の「まし」は敬意を表し、「た」は動作や作用が完了した意や、動作や存在の確認の意を表します。
「ご予約のキャンセルを承りました」のビジネスメールや会話での使い方や使われ方、使うときの注意点
この言葉は、決まっていた物事をなかったことにして欲しいとお客さまからお願いがあり、それを受けつけたときに用います。
ホテルの予約のことで説明をします。
予約を入れていたお客さまから電話がありました。
予約をしていたけれど都合が悪くなったので、取り消して欲しいのだそうです。
ホテル側は予約を取り消すことができます。
お客さまからのお願いを受けつけることができるので、このような言葉を伝えます。
今回は残念な結果になってしまいましたが、次につながる言葉も伝えておけば、また別の機会に利用してもらえることが期待できます。
この言葉だけでなく、また利用してくれることを待っている気持ちも伝えるとよいでしょう。
また、残念な結果になると、冷たい態度を取りたくもなりますが、それではお客さまに対して失礼です。
どのようなときも丁寧な対応を心がけてください。
「ご予約のキャンセルを承りました」を使った例文
・『ご予約のキャンセルを承りました。返金については、後ほどメールでお知らせいたします』
「ご予約のキャンセルを承りました」の返答や返信
メールでこの言葉をもらったときは、返信をする必要はありません。
予約は取り消されているはずです。
電話でお願いしたときは、約束をなかったことにすることへ謝罪をするとよいでしょう。
これは店などにとってはうれしくないことです。
相手を残念な気持ちにさせてしまうようなときは、謝罪をするのが望ましいです。
すでに料金を支払っているときは、返金について確認をしてください。
まとめ
この言葉は、約束をなかったことにして欲しいと申し出があり、それを受けつけたときに用いるものです。
店などにとっては残念なことですが、取り消しをお願いされることがあります。
お客さまにも都合があるので、できるだけの対応をしましょう。
