この記事では「突然のメールでのご連絡失礼いたします」について解説をします。
「突然のメールでのご連絡失礼いたします」とは?意味
前触れもなくメールで連絡をしたことへの謝罪の言葉です。
「突然」には、急に物事が起こるさまという意味があります。
予想していなかった事柄が起こるさまをいいます。
「ご連絡」は「連絡」に「ご」をつけて、その行為を受ける人に敬意を表しています。
他人に対する行為を表す言葉に「ご」をつけると、その行為を受ける人に敬意を示す表現になります。
この場合は、連絡を受ける人に敬意を表しています。
「失礼」は、軽く謝ったり、人に頼み事をする際に用いる言葉です。
「いたし」は「する」の謙譲語で、自分の側の行為を低めて表現をして、相手への敬意を表します。
「突然のメールでのご連絡失礼いたします」のビジネスメールや会話での使い方や使われ方、使うときの注意点
この言葉は、予想していなかったようなタイミングでメールを出したときに用います。
たとえば、はじめてメールを出す相手に対して、この言葉を使用します。
はじめての人からメールをもらう相手にとっては、この人からのメールは突然であるといえます。
メールの最初の方で使う言葉ですが、この言葉の前には相手が属する会社名や部署名、相手の名前を書きます。
そして、この言葉を書き、その後に自分の名前を伝えます。
自分の名前は必ず伝えましょう。
何度かやり取りをしている相手であっても、名前は伝えなければなりません。
相手はいろいろな人からメールを受け取っています。
名前を伝えなければ、誰からのメールなのか判断に苦労をします。
また、はじめての相手によい印象をもってもらいたいために、いろいろと述べたくなりますが、伝えたい事柄は簡潔に述べましょう。
いろいろ盛り込んでしまうと、何を伝えたいのか理解してもらえなくなります。
「突然のメールでのご連絡失礼いたします」を使った例文
・『突然のメールでのご連絡失礼いたします。○○会社の□と申します』
「突然のメールでのご連絡失礼いたします」の返答や返信例
この後に用件が伝えられるので、それに対して返答をします。
仕事の依頼ならば、引き受けられるのか、引き受けられないのかを答えます。
断るときには気遣いを示したいものです。
「申し訳ありませんが」「せっかくですが」など一言あると気遣いを示すことができ、相手が受ける衝撃が和らぎます。
まとめ
この言葉は、予想していないタイミングでのメールの中で使われます。
はじめてメールを出す相手に使うことが多いです。
第一印象が今後の関係に影響を与えます。
はじめてメールを出す相手によい印象を持ってもらえるように、メールの書き方に気をつけましょう。
